Produktivität Eurer Meetings verdoppeln mit diesen 5 Tipps

Schlechte Meetings können für sehr viel Reibungsverlust sorgen, bis hin zum Scheitern von Projekten oder ganzen Unternehmen.

Dabei braucht es nicht viel, um ein Meeting von einer grandiosen Zeitverschwendung, in eine Keimzelle der Produktivität zu verwandeln.


Die folgenden Impulse zeigen, wie das geht.

4 Spaces

Reduziert die Komplexität eurer Meetings mit den 4 Spaces!

 

Wenn Menschen zusammenkommen und über ihre Aufgaben sprechen, fließen viele verschiedene Faktoren ineinander. Das Konzept der 4 Spaces hilft euch, die unterschiedlichen Aspekte zu erkennen und Räume zu schaffen, in denen ihr fokussiert an jedem Aspekt arbeiten könnt.
 

  1. Individual Space: (Ich im innen) - Ich arbeite an mir und meinen ganz persönlichen Themen. Warum reagiere ich auf bestimmte Situationen mit Angst, Wut, Stress, ...?
     

  2. Operativer Space: (Ich im außen) - Ich arbeite in meinen Rollen an konkreten Projekten und Aufgaben.
     

  3. Tribe Space: (Wir in innen) - Wir arbeiten an unseren Beziehungen und lösen zwischenmenschliche Konflikte.
     

  4. Governance Space: (Wir im außen) - Wir verändern die Struktur, in der wir zusammenarbeiten. Es geht also um die Frage: "Wie wollen wir zusammenarbeiten?"

Freiwillige Meetings

Was ist wohl die Folge von freiwilligen Meetings? Manche Meetings werden besucht, andere wiederum nicht.
 

Was bedeutet es denn, wenn ein Meeting nicht besucht wird? Ist es vielleicht irrelevant, von schlechter Qualität oder trägt nicht zur Wertschöpfung bei? Ist es dann nicht gut, dass solch ein Meeting nicht mehr stattfindet?
 

Als Folge der Freiwilligkeit entsteht eine natürliche Selektion, in der nur die besten und wichtigsten Meetings überleben. Denn ein Meeting mit hoher Relevanz, bei dem Wertschöpfung entsteht, wird sehr gerne besucht.

"Was brauchst du?"

Kennt ihr das, wenn ihr euch im Meeting fast ausschließlich mit dem Problem oder möglichen Problemen beschäftigt, anstatt mit dem Finden möglicher Lösungen? Es ist, als würdet ihr feststecken in einem Teufelskreis aus Problemgedanken.
 

In diesem Fall hilft diese einfache Frage, die ihr an den Themensteller richtet: "Was brauchst du?"


Mit dieser Frage lenkt ihr den Fokus weg vom Problem und hin auf mögliche Lösungen.

"WER macht WAS bis WANN?"

Schafft klare Erwartungen in euren Meetings mit diesem einfachen Format: "WER macht WAS bis WANN?"

 

Seid ihr schon mal mit einer unklaren Aufgabenverteilung aus einem Meeting gekommen? Das kann daran liegen, dass eure Ergebnisse nicht im richtigen Format festgehalten wurden. Daher schlage ich euch dieses einfache und wirksame Format vor:

 

WER?
Nur eine Person. Sie hat den Hut dafür auf, dass diese Aufgabe erledigt wird. Sie muss nicht zwingend die Aufgabe selbst oder alleine erledigen.

 

WAS?
Ein ganz konkretes und explizites Ergebnis. Ein Dokument, das erstellt werden soll? Soll ein Flug gebucht werden? Soll ein Auto gekauft werden?

 

BIS WANN?
Ein grober Zeitrahmen für die Bearbeitung der Aufgabe schafft klare Erwartungen für alle Teilnehmer und zeigt auf, falls sich jemand overcommitted.

Sprecht in Runden

Lasst ihr euch in den Meetings nicht aussprechen? Durchbrecht den Teufelskreis und sprecht in Runden!
 

Habt ihr euch eine unangenehme Kommunikationskultur angeeignet und lasst euch gegenseitig nicht aussprechen? Das ist nicht nur störend, sondern auch ein Teufelskreis der sich immer weiter verstärkt. Der Stress steigt und ihr fallt euch immer mehr ins Wort.
 

Durchbrecht diesen Teufelskreis und sprecht in Runden!

Sobald der Themensteller sein Thema vorgestellt hat, geht die Runde los. Jeder Teilnehmer nacheinander darf seinen Inhalt zu dem Thema loswerden, ohne unterbrochen zu werden. Alle dürfen sich sozusagen "leer quatschen". 
 

Habt ihr eine Runde durch, und ihr merkt, dass noch Mitteilungsbedarf da ist, geht die nächste Runde los. Ihr macht das so lange bis alle Teilnehmer das Gefühl haben, ihre Gedanken losgeworden zu sein.