Zieht ihr auch am Gras, damit es selbstorganisiert wächst?

Updated: Jun 24, 2019

Übliche Stolperfallen beim Aufbau von Selbstorganisation


Rabbit sitting on the gras
Photo by Vincent van Zalinge on Unsplash

TL;DR

Selbstorganisation ist eine Gratwanderung zwischen Struktur und Chaos, die wir auch in der Natur beobachten können. Der menschliche Körper z. B. ist ein hochkomplexes System, das sich selbst regelt, ohne dass wir oder andere von Außen eingreifen müssen. Es ist eine Organisationsform, in der die Evolution schon seit Millionen von Jahren abläuft und alles reguliert.


Eine Unternehmensstruktur, die diese Form der Organisation unterstützt lässt sich nicht Vorausplanen und in klar definierten Schritten implementieren. Sie entsteht durch den passenden Nährboden und “sein lassen” anstatt durch Eingreifen. Wer dem Team die Anweisung gibt “Seid jetzt selbstorganisiert!”, greift erneut von Außen ein und erschafft lediglich eine neue Version der Fremdorganisation. So entsteht ein Unternehmen, das sich in seiner Selbstbeschreibung zwar selbstorganisiert nennt, wo aber letztendlich der Chef die meisten Entscheidungen trifft.

Los! Organisiert euch selbst!

In meiner Arbeit als Berater für selbstorganisierte Unternehmen ist mir die folgende Situation begegnet.


Ein Geschäftsführer ist begeistert und überzeugt von der neuen Art sich und sein Team zu organisieren und trifft eine Entscheidung. "Wir schaffen die alten Strukturen ab und führen Selbstorganisation ein! ". Diese Entscheidung stellt er begeistert in einer gut vorbereiteten Präsentation dem gesamten Team vor. Ganz im Sinne der neuen Arbeitsweise macht er Zahlen transparent, die vorher unter Verschluss waren. Vertrauen wird jetzt großgeschrieben! Ebenso stellt er eine Strategie vor, wie die Umstrukturierung ablaufen wird. Auf die abschließende Frage nach Feedback erntet er langes und unangenehmes Schweigen. Die kommenden Wochen und Monate sind geprägt von Unklarheit und Chaos. So richtig verstanden ist das Thema nicht und es fehlt an Motivation und Orientierung.


Was ist schief gelaufen?

Den richtigen Samen richtig sähen

Um Selbstorganisation besser zu verstehen, solltet ihr auch wissen, was Fremdorganisation ist. Ein Team ist dann fremdorganisiert, wenn es von Außen Anweisungen bekommt, wie es arbeiten soll, z. B. in einer Präsentation vom Chef. Somit ist die Botschaft des Vortrags aus dem o. g. Beispiel widersprüchlich und wird nicht verstanden.


Selbstorganisation lässt sich nicht durch formale Strukturen wie z. B. Prozesse erzwingen. Sie stellt sich ein, wenn die es Rahmenbedingungen ermöglichen, definiert durch die Unternehmensstruktur und die gelebte Beziehungs- und Kommunikationskultur. Um mehr Selbstorganisation im Unternehmen zu fördern, brauchen die Akteure die entsprechenden Freiheiten und die damit verbundene Verantwortung. Entscheidungen sollten da getroffen werden, wo sie sich auswirken, und zwar von den Menschen, die sich mit dem Thema am besten auskennen und die von den Auswirkungen betroffen sind.


Wie kann Selbstorganisation richtig gefördert werden?


Als ersten Schritt solltet ihr grundlegende Fragen im gesamten Team diskutieren, sodass alle das gleiche Verständnis von dem Thema haben. Fragen wie:


  • Was ist Selbstorganisation? Was ist Fremdorganisation?

  • Mit welcher Organisationsstruktur und /-kultur wollen wir arbeiten?

  • Welche Auswirkung hat Selbstorganisation auf jeden Einzelnen?

  • Warum wollen/sollen wir selbstorganisiert arbeiten?

  • Wer hat zurzeit welche Macht über wen oder was?

  • Wie wollen wir Macht im Unternehmen verteilen?

  • Wann und wo ist es sinnvoll, weniger formale Strukturen zu haben?

  • Wo wollen wir formalen Strukturen behalten?


Das gemeinsame Verständnis von Selbstorganisation ist die Basis, auf der alle weiteren Änderungen aufsetzen.

Das richtige Format wählen

Es sollte allen klar werden, dass die Verantwortung für die Veränderung in die Hände des Teams gelegt wird. Die Botschaft lautet also "Was ist unser gemeinsames Ziel? Was wollen wir verändern? Was brauchen wir, um so zu arbeiten, wie wir es wollen?", anstatt "Los, organisiert euch selbst! ".


Diese Botschaft lässt sich am besten in einer Begegnung auf Augenhöhe vermitteln. Das Format des ersten Treffens sollte sicherstellen, dass alle Beteiligten gleichermaßen zu Wort kommen. Statt eines klassischen Meetings oder der gewohnten Präsentation bietet sich ein Workshop an, bei dem ihr mit Methoden wie z. B. dem Brain-Writing oder dem Open-Space alte Gewohnheiten aufbrechen und alle Anwesenden integrieren könnt.


Selbstorganisation kann sich entfalten und weiterentwickeln, wenn der Veränderungsimpuls aus dem Team heraus kommt.

Ihr solltet darauf achten, dass jeder, unabhängig von seiner Aufgabe oder bisherigen Position, die gleiche Redezeit zur Verfügung hat, um nicht in die alte Hierarchiestruktur zurückzufallen. Sehr hilfreich für solche Termine ist die Anwesenheit einer externen Person, die ohne Vorbelastung in das Team dazukommt. Ein neutraler Berater kann den Prozess reflektieren und rechtzeitig erkennen, wenn sich alte und ungewollte Muster einschleichen.

Führung und Freiwilligkeit

Die nächste Stolperfalle lauert auf euch, sobald ihr den ersten Workshop als Pflichttermin ansetzt. Selbst wenn ihr den Termin als freiwillig ankündigt, werden sich wahrscheinlich viele verpflichtet fühlen zu erscheinen, aus Befürchtung vor negativen Konsequenzen. Über die Jahre antrainierte Gewohnheiten ändern sich nicht durch eine einzige E-Mail.


Selbstorganisation basiert auf dem Prinzip der Freiwilligkeit. Wer die Weisung bekommt, selbstorganisiert zu arbeiten, handelt gerade nicht aus intrinsischer Motivation. Boris Gloger erklärt diesen Punkt sehr anschaulich in einem seiner Vorträge über Führung in selbstorganisierten Teams.



Er stellt ein neues Bild für die Führungsperson vor, und zwar das eines Gastgebers der Einladungen an seine Gäste verschickt. Diese haben selbstverständlich auch die Möglichkeit, abzulehnen und abzusagen.


Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass die Gäste zum Meeting erscheinen, sollte die in der Einladung kommunizierte Vision so stark wie möglich sein.

Darüber hinaus könnt ihr vor dem ersten Workshop die Beteiligung verbessern, indem ihr das Thema informell ins Unternehmen bringt. An der Kaffeemaschine, in der Mittagspause oder zwischen zwei Meetings. Je mehr ihr euch vor dem Kickoff-Workshop über dieses Thema austauscht, umso mehr Leute werden sich damit beschäftigen.


Ihr erfahrt, wie die Menschen dazu stehen, und könnt bereits in Einzelgesprächen die ersten Blockaden in Form von Ängsten und Befürchtungen aus dem Weg räumen. Vielleicht findet ihr sogar Verbündete, die genau so für das Thema brennen, wie ihr selbst.

Freiheit und Verantwortung

In vielen Artikeln über die schöne neue Welt der New Work wird von den Freiheiten und Annehmlichkeiten geschwärmt. Freie Einteilung der Arbeitszeit, Firmenkreditkarte, arbeiten von zu Hause und vieles mehr.


All diese Freiheiten bringen ihren natürlichen Gegenspieler, die Verantwortung mit, den gerade Einsteiger der Selbstorganisation gern ausblenden.

Die Neulinge bleiben in ihrer Komfortzone, picken sich die Rosinen raus und nehmen die damit verbundene Verantwortung nicht wahr. Wo z. B. früher eine Regel bzw. ein Vorgesetzter dafür gesorgt hat, dass ich nicht zu wenig oder zu viel arbeite, darf jetzt jeder selbst in Führung gehen, genauer gesagt in die Eigenverantwortung.


Nun ist jeder einzelne in der Verantwortung, damit das laufende Projekt ein Erfolg wird und der Kunde zufrieden ist. Die Arbeit muss zur richtigen Zeit und in Absprache mit dem restlichen Team erledigt werden.


Zeigt sich im frühen Stadium der Organisationsveränderung dieser Mangel an Eigenverantwortung, wird gerne zu den gewohnten und oft erprobten Maßnahmen gegriffen und die Freiwilligkeit direkt wieder über Bord geworfen.


Hier besteht die Gefahr, dass eine Schein- Selbstorganisation entsteht, die nur auf motivierenden Plakaten an den Wänden existiert, jedoch nicht in den Köpfen und Herzen der Menschen.

Ein Austausch im ganzen Team über die folgenden Fragen schafft ein gemeinsames Verständnis und das nötige Bewusstsein.

  • Welche Freiheiten gewinne ich?

  • Welche Verantwortungen kommen damit einher, die ich vorher nicht hatte?

Persönlichkeiten entwickeln

Wer nicht gern oder "schlecht" kommuniziert oder nicht mit Konflikten umgehen kann, der wird in einem stark selbstorganisierten Umfeld eine große Herausforderung finden. Kommunikation, Selbst-/Führung, Umgang mit Konflikten und Selbstreflexion sind Kompetenzen, die in Zukunft stark an Bedeutung gewinnen werden. Das zeigen auch verschiedene Entwicklungsmodelle wie die Bedürfnispyramide von Maslow und Spiral Dynamics.


Jeder Mensch befindet sich an einer bestimmten Stelle in seinem ganz individuellen Entwicklungsprozess. Dabei geht es nicht darum, dass der eine besser ist als ein anderer. Viel wichtiger ist die Frage, ob das Team auf der kulturellen Ebene, also der Beziehungs- und Kommunikationsebene zusammenarbeiten und gemeinsam das Ziel erreichen kann.


Klar, jeder Mensch ist in der Lage sich weiterzuentwickeln. Dieser Prozess benötigt jedoch individuelle Bedingungen und die Zeit, die er/sie braucht. Außerdem ist nicht jeder gleichermaßen bereit, sich weiterzuentwickeln. Menschen zur Weiterentwicklung zu überzeugen, funktioniert nur begrenzt und kann schon mal in einem Konflikt enden. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt.


Die Persönlichkeitsentwicklung bekommt einen hohen Stellenwert und sollte in der neuen Unternehmensstruktur einen festen Platz haben.

Auch wenn wir es gerne hätten, Menschen legen ihre "Macken" nicht über Nacht ab. Darüber hinaus deckt das Auflösen eines Themas immer das nächste auf. Fertig sind wir nie. Dieser Veränderungsprozess zieht sich über Jahre hin. Große Sprünge über Nacht sind da eher selten, bringt also ausreichend Zeit und Geduld mit!

Onboarding

Super, ihr habt die ersten 6 bis 12 Monate geschafft und es sieht soweit gut aus. Die Workshops und Interventionen zeigen ihre Wirkung und das Team fühlt sich mit der neuen Unternehmensstruktur immer besser vertraut. Ihr habt ein individuelles und für euch passendes Organisationssystem geschaffen.


Wie sieht es mit den Neuankömmlingen aus? Wie gut finden sie sich zu Recht? Sind sie in der Lage eure Unternehmenskultur zu leben oder bringen sie das alte Mindset mit?


Um Rückschritte in unerwünschte Verhaltensmuster bei neuen Teammitgliedern zu vermeiden, ist ein gründliches Onboarding wichtig. Es sollte nicht nur die fachlichen Aspekte des Unternehmens abdecken, sondern auch kulturelle. Jemand der die letzten 10 Jahre in einer klassisch hierarchischen Organisation gearbeitet hat, wird dieses Verständnis nicht innerhalb einer Woche ändern. Nehmt euch daher ausreichend Zeit für intensiven Austausch.

Der Weg ist das Ziel

Den Samen der Selbstorganisation zu sähen ist wie ein Startschuss für einen kontinuierlichen und nicht endenden Anpassungs- und Entfaltungsprozess. Er kann nicht im Voraus geplant und implementiert werden. Es ist der Aufbruch zu einer langen Reise, bei der das Ziel noch nicht klar zu erkennen ist. Dabei liegt der Fokus auf dem Prozess anstatt auf dem konkreten Ergebnis.


Diese Reise ist geprägt durch Freiwilligkeit, Achtsamkeit und persönliche Entwicklung, und benötigt ein neues Verständnis von Führung. Es braucht Geduld und Ausdauer, um eine neue Kultur zu formen und nicht in die alten Muster zu verfallen.


In diesem Sinne: Der Weg ist das Ziel. ;)

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